(INDIRA GANDHI SUPER THERMAL POWER PROJECT, JHAJJAR) 

 

                  (CONTRACTS & MATERIALS DEPARTMENT)

 

 

 

Jhajjar. 

Date of NIT  Issue 

29/04/2014 

Project Name 

NIT  No 

Indira Gandhi Super Thermal Power Project Jharli, 

Mandatory Information 

 

NIT No. : IGSTPP/C&M/CS/NIT-30     Dated 29/04/2014       Package No. - CRN-1465 

 

CRN-1465 

Maintenance of HT/LT motors

IGSTPP/C&M/CS/NIT-30  

Package No.  

Annual Contract for Preventive & Breakdown 

 at IGSTPP- Jharli. 

”

“

Short Description of NIT 

Package In charge’s mail ID 

Alternative Coordinator’s mail ID 

 

 

  

Document Sale start/Sale close Date  09/05/2014  to  31/05/2014 

Source of NIT 

Bid   opening  Date       (Technical)    19/06/2014 

Domestic Competitive Bidding (DCB) 

Contract Classification 

Works Contract 

 

Aravali  Power  Company  Private  Limited

 

Page 1 of 5

 

    

 

(INDIRA GANDHI SUPER THERMAL POWER PROJECT, JHAJJAR) 

                  (CONTRACTS & MATERIALS DEPARTMENT)

 

 

 

 

NIT No. : IGSTPP/C&M/CS/NIT-30     Dated 29/04/2014       Package No. - CRN-1465 

 

the following Package: 

Bid 

Bid 

Opening 

          

 

APCPL invites sealed bids for its INDIRA GANDHI SUPER THERMAL POWER PROJECT (IGSTPP), 

Table - A  

Est. 

“Annual Contract for 

Cost of 

JHAJJAR from reputed contractors/agencies who fulfill the Qualifying Requirements stipulated below, for 

NOTE:   I

510.00 

.  The bid documents shall be on sale from  

20.74  

09/05/2014 to  31/05/2014

 upto  18:00 hrs  and  

12 Months 

 

 

01 

Preventive & Breakdown 

CRN-1465 

47,000.00  

motors” at IGSTPP- Jharli 

19/06/2014

 

Maintenance of HT/LT 

19/06/2014 

 

 

bid only) 

Completion 

 

(Technical  

Date 

Document 

No. 

 

(in INR)

(Rs 

Lakhs) 

EMD  

Description 

Period 

Sl. 

No. 

Package 

Value 

 

PART- I: QUALIFYING REQUIRMENT 

1.0

The bidder should have a valid electrical license. 

 

 

 

        Bidders should meet the QR’s stipulated here under:-  

  Cost of Tender documents shall be in the form DD payable at 

and shall be opened on same day at 3.00 

  II.

Jharli/ Bahadurgarh

favour of 

PM 

shall be received upto 14.30Hrs. on  

“APCPL” 

,  in 

 

2.0

 

The bidder should have executed/completed overhauling & maintenance of LT motors upto 415 V 

date of bid opening should not be less than Rs. 23.04 lac. 

The average Annual turnover of the bidder in the preceding three (03) financial years as on 

OR 

(iii) Three   executed/ completed works, costing not less than Rs. 9.22 lac each 

      

3.0

 

 

(ii)

and  HT  motors  for  voltage  rating  of  6.6  KV  or  more  during  last  5  years  either  of the  following 

Two executed/ completed works, costing not less than Rs. 11.52 lac each 

        

OR 

(i)      One executed/ completed work, costing not less than Rs. 18.43 Lac 

 

values ending last day of the  month previous to the date of bid opening:  

   (A) 

Note:

(B) 

Other income will not be considered in evaluation of  turnover. 

 

supported by documentary evidence. 

 

specified in the QR even if the total contract is not completed/closed and the same shall be 

 

with the Regional Provident Fund Commissioner  (RPFC). 

 

Bidder should have a valid Provident Fund Code Registration Number of their establishment 

The  word  executed  means  the  bidder  should  have  achieved  the  progress 

 

4.0

 

    

 

Page 2 of 5

 

Aravali  Power  Company  Private  Limited

 

 

(INDIRA GANDHI SUPER THERMAL POWER PROJECT, JHAJJAR) 

NIT No. : IGSTPP/C&M/CS/NIT-30     Dated 29/04/2014       Package No. - CRN-1465 

 

PART-II :  GENERAL REQUIREMENTS:

1.0

 

 

 

 

 

                  (CONTRACTS & MATERIALS DEPARTMENT)

 

along  with  cost  of  bid  document 

(Non-refundable)

presence of those bidders who wish to be present.  If the date of opening happens to be a closed 

(C&M)  APCPL, JHARLI and shall be opened at 3.00 P.M. on the dates as stipulated above in the 

 

The  bidder  should  have  PAN  and  Service  tax  registration  no.  It  may  be  clearly  noted  that  first 

Bid documents can be obtained from the address given at  Sl No 24 on any working day between 

2.0

 

payment shall be released only after submission of these documents. 

  in  the  form  of 

 to be submitted for obtaining the bid documents.  Offers are to 

payable at Bahadurgarh/Jharli is

DD  in  the  favor  of  APCPL 

9.00 hrs. to 18.00 hrs. during the bid document sale period.  A request on bidder’s own letter head 

Detailed  specifications  of  jobs  including  scope  of  work  and  all  terms  and  conditions  of  NIT  are 

 

Request for Tender Documents received after the last date of sale of tender documents, due to delay 

5.0

holiday, bids shall be received till next working day up to 2.30 PM and opened on the next working 

day. 

4.0

be submitted in two parts latest by 14-30 hrs of bid opening dates as indicated in 

Table - A

. 

The   bids shall be received up to 2.30 P.M. on due date of   bid-opening   in the    office  of     AGM  

 

3.0

on  account  of  postal/courier  service  or  without  requisite  amount  of  tender  fee  shall  not  be 

entertained. 

interest of APCPL and decision of APCPL  in this regard shall be final

 

7.0

 

Requirements and technical bid. Second envelop contains Commercial Bid only duly filled in, signed 

 Single stage two envelop bidding system shall be adopted for the subject package. First envelop  

contains  EMD,  letter  of  undertaking,  supporting  documents  for  fulfilling  the  Qualifying 

capacity to perform the contract, should the circumstances warrant such assessment in the overall 

Notwithstanding anything stated above, APCPL reserves the right to assess bidder’s capability and 

6.0

given in tender documents. 

 

 

 

 

 

 

considered qualified.  

For  fulfilling  the  Qualifying  Requirements,  intending  bidder  shall  be  required  to  submit  the 

7.0

6.0

 

and Commercial Bid.

and date. Bidder shall clearly indicate on the envelopes as Technical Bid along with EMD details 

and stamped. Both Technical and Commercial bids shall be submitted before bid submission time 

bidding documents along with request letter without prima-facie examination of qualification status 

The  bidding  documents  shall  be  issued  to  all  bidders  upon  their  depositing  the  requisite  cost  of 

 

evaluation.  However, such issue of tender documents will not automatically mean that bidders are 

the  qualification  status  shall  be  examined  by  the  tender  committee  only  during  the  process  of 

Qualifying Requirement. The bidder shall provide the reference list with contact address. 

following documents along with their technical bid. 

c)  Copies of Work Orders/ Award Letters covering awarded value, detailed scope of work/terms & 

e)   Income Tax Permanent Account Number (PAN), Sales tax/Service Tax Registration Numbers. 

d)   Firm’s documents like Memorandum & Articles of association/ Partnership/ Proprietorship 

Deed/Certificate of Incorporation etc., with latest changes if any. 

years/any other documents showing Turnover. 

b)   IT returns filed/Annual Report (Balance Sheet and Profit & Loss Account) of last three financial     

a) EMD & LOU (Letter of Undertaking) in prescribed forms. 

conditions/ bill of Quantities along with proof of execution/completion certificate as per above 

 

    

 

 

Page 3 of 5

 

8.0 

 

site to familiarize themselves with the nature and quantum of work and site conditions. 

Aravali  Power  Company  Private  Limited

Intending bidders who fulfill the above-stipulated Qualifying Requirements are advised to visit the 

 

(INDIRA GANDHI SUPER THERMAL POWER PROJECT, JHAJJAR) 

 

shall  contain  EMD  (Earnest  Money  Deposit  /  Bid  Guarantee)  and  letter  of

 

Date  and  bidder’s  name  and  address.    All  three      envelopes  may  be  enclosed  within  a  single 

envelope; however bidder should mention the related details on this envelope.

9.0 

TENDER SUBMISSION: 

9.1 

Tender  will  be  submitted  in  'THREE'  separate  sealed  envelopes  as  below:  All  the  three  ((3) 

 

 

                  (CONTRACTS & MATERIALS DEPARTMENT)

 

 

NIT No. : IGSTPP/C&M/CS/NIT-30     Dated 29/04/2014       Package No. - CRN-1465 

 

envelopes should be numbered clearly and super scribed with our NIT number, date, Bid opening 

bidder up to 14.30 hours on schedule date indicated in table A. 

Envelope-III

  

    shall consist of Price Bid including commercial deviation, if any. 

Envelope- II

Envelope -I

    

undertaking. 

Service Tax registrations are already available, same may be enclosed along with. 

    shall consist of QR (Qualifying Requirements) documents, Technical offer, If   PAN,  

10.1 

First Part of Opening: 

EMD) and  Letter of Undertaking  (LOU) will be opened at 15.00 hours on the 

bidders whose EMD and Letter of Undertaking  (LOU)  are found in order. 

 of the 

 

TENDER OPENING 

A)

 

 

10.0 

 

Envelope-I (

Above three envelopes enclosed in the one envelop clearly super scribing NIT details  and contents 

9.2 

inside  the  envelope  (Envelope-I,  Envelope-II  &  Envelope-III)  details  shall  be  submitted  by  the 

B)

 (QR documents / Technical offer) shall be opened on the same day 

Envelope-II

(ii) 

In  case  the  bidder  fails  to  submit  the  documents  in  support  of  meeting  the  qualifying 

 

 set for submission of tenders. 

All the supporting documents should be certified / attested by the bidder. 

 

the QR shall be rejected and their commercial bid shall be returned. 

(i) 

requirements (QR), the offer shall be liable for rejection.   Offer of the bidder not fulfilling 

  

 

 

day

only

Note:

Qualifying  requirements  and  specifications.  It  shall  be  opened  on  a  fixed  date  which  will  be 

intimated separately to only those parties who qualify in line with the qualifying requirements & 

10.2 

12.0 

APCPL  takes  no  responsibility  for  delay,  loss  or  non-receipt  of  tender  documents  sent  by   

post/courier. 

Second Part of Opening

: 

 

Envelope-III:-

The  commercial  bids  of  only  those  parties  shall  be  opened  who  meets 

Tenders shall be opened in presence of bidder/s, who may wish to be present. 

                                      

11.0 

  

specifications. 

evidence issued by the owner.

15.0 

proprietorship firm. 

 

16.0     The bidder should either be a company Registered under the Companies Act 1956 or a partnership / 

registration/ Enlistment for similar requirements in future for a period of three years. 

14.0    Tender papers are not transferable. 

13.0.      The  bidders  meeting  the  qualifying  requirements  (Technically  qualified)  may  be  considered   for  

The work executed means that the bidder should have achieved the progress specified in the Q.R. 

 

    

 

Page 4 of 5

 

by bid guarantee of inadequate value shall not be entertained. In such cases bids shall be returned to 

even if the total contract is not completed / closed.   The same shall be supported by documentary 

 

Aravali  Power  Company  Private  Limited

the bidders without being opened.                       

17.0      Bid not accompanied with requisite bid guarantee in a separate sealed envelope or bids accompanied 

 

NIT No. : IGSTPP/C&M/CS/NIT-30     Dated 29/04/2014       Package No. - CRN-1465 

 

 

                  (CONTRACTS & MATERIALS DEPARTMENT)

 

(INDIRA GANDHI SUPER THERMAL POWER PROJECT, JHAJJAR) 

 

 

18.0 

If the bid guarantee is in the form of Bank guarantee (BG), the bank should be from the list of banks  

APCPL reserves the right to extend the date for submission & opening of bids without assigning any 

reason thereof at its sole discretion.  

CHECK  LIST.  The  Bank  Guarantee  verification  check  list  should  have  been  filled,  signed  and 

Issuance of tender documents does not automatically mean that the bidders are considered qualified.  

20.0 

19.0 

GUARANTEE ISSUING  BANK AND THE BANK GUARANTEE SHOULD BE SUBMITTED 

IN  SPECIFIED  FORMAT  ONLY  ALONG  WITH  BANK  GUARANTEE  VERIFICATION 

whose bank guarantee is acceptable to APCPL and should be checked WHETHER THE STAMP 

available with tender documents. 

stamped by the bidder.   The format of Bank Guarantee & Bank Guarantee verification check list is 

PAPER  FOR  THE  BANK  GUARANTEE  IS  PURCHASED  IN  THE  NAME  OF  THE  BID 

APCPL  shall  evaluate  the  qualifying  requirements  of  each  bidder  as  per  NIT  after  opening  of 

APCPL If the last date of  receiving application and date of bid opening coincides with a holiday, the 

Technical Bid and the bids of the bidder who is not meeting the qualifying requirements shall not be 

In  such  Circumstances,  EMD  only  shall  be  returned  without  any  additional  financial  liability  to 

22.0.   APCPL reserves the right to accept or reject any or all tenders without assigning any reasons thereof.  

opened and the price bid shall be returned to the bidder without being opened. 

 

ANY  BID  NOT  ACCOMPANIED  BY  AN  ACCEPTABLE  BID  SECURITY  AND  LETTER  OF 

 

OPENED.

 

APCPL AS BEING NON-RESPONSIVE AND RETURNED TO THE BIDDERS WIHOUT BEING 

23.0.    Small Scale industries registered with NSIC/SSIDC (Registered in Haryana) shall be exempted 

submission of copy of valid registration giving details,  monetary limits. 

from  payment  of  cost  of  tender  documents    and  Earnest  Money  Deposit  (EMD)  subject  to  

date will be shifted to the next working day. 

UNDERTING  (LOU)  IN  A  SEPARATE  SEALED  ENVLOPE  MAY  BE  REJECTED  BY  THE 

24.0 

INDIRA GANDHI SUPER THERMAL POWER PROJECT

 

 

FAX NO:  01251-290900/266202/266266

 

Additional. General Manager(C&M) 

Address for Correspondence:-  

 

 

 

Email: 

HARYANA 124141 

  ,  

 and  

P.O. - Jharli,  Dist. - Jhajjar 

 

ARAVALI POWER COMPANY PRIVATE LIMITED 

PHONE NO:  01251-266213/266211 /266334   

  

 

 

Aravali  Power  Company  Private  Limited

 

Page 5 of 5